Kontör Aldınız, Sırada Ne Var? e-Fatura ve Ön Muhasebeyi Birlikte Yönetmek

e-Fatura kontörü almak, elektronik belge düzenlemenin ilk adımıdır. Ancak kontör yalnızca faturanın GİB sistemi üzerinden iletilmesini sağlar; faturanın kime, ne kadar ve hangi vadeyle kesildiğini, tahsil edilip edilmediğini ya da stoktan ne çıktığını takip etmez. Bu yazıda kontörünüzü verimli kullanmanın yollarını ve e-Fatura ile ön muhasebeyi birlikte yönetmenin neden önemli olduğunu anlatıyoruz.

Kontör nedir, nasıl harcanır?

Kontör, özel entegratör üzerinden düzenlediğiniz e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye gibi elektronik belgeler için kullanılan ön ödemeli birimdir. Düzenlediğiniz her belge kontör bakiyenizden düşülür. Bu nedenle kontör ihtiyacınızı aylık belge sayınıza göre planlamanız gerekir.

• Aylık belge sayınızı çıkarın: Son üç aydaki satış faturası, iade faturası ve irsaliye sayılarını toplayın.
• Yoğun dönemleri hesaba katın: Yıl sonu, kampanya dönemleri ve bayram öncesi gibi aylarda belge sayısı artar.
• Paketi yıllık ihtiyaca göre seçin: Büyük paketlerde birim kontör maliyeti düşer. Paket seçenekleri için mağaza sayfamıza bakabilirsiniz.

Kontör tek başına neyi çözmez?

Pek çok işletme e-Faturaya geçtikten sonra faturalarını entegratör portalından keser, ön muhasebeyi ise Excel tablolarında ya da defterde sürdürür. Bu durumda aynı bilgi iki kez girilir ve şu sorunlar ortaya çıkar:

• Cari bakiyeler tutmaz: Portalda kesilen fatura, müşteri hesabına elle işlenmediği sürece alacak bakiyesi eksik görünür.
• Stok gerçeği yansıtmaz: Faturayla satılan ürün stoktan düşülmezse eldeki miktar yanlış hesaplanır.
• Tahsilat takibi zorlaşır: Hangi faturanın vadesinin geçtiği ayrı bir listeden izlenmek zorunda kalınır.
• Beyanname dönemi uzar: Mali müşavire gönderilecek fatura listeleri ve KDV toplamları her ay ayrıca hazırlanır.

e-Fatura ve ön muhasebeyi birlikte yönetmek

Bu sorunların kalıcı çözümü, faturanın ön muhasebe programı içinden kesilmesidir. Fatura kesildiği anda cari hesap, stok ve raporlar aynı kayıttan güncellenir; aynı bilgiyi ikinci kez girmeniz gerekmez. Bir ön muhasebe programında şu özelliklerin bulunmasına dikkat edin:

1. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliyenin GİB onaylı bir entegratör üzerinden program içinden düzenlenmesi
2. Müşteri ve tedarikçi için cari hesap takibi ve hesap ekstresi
3. Faturaya bağlı otomatik stok giriş-çıkışı
4. Kasa, banka, tahsilat ve ödeme kayıtları
5. KDV raporu ve kâr/zarar raporu; mali müşavirin aynı verilere erişebilmesi

Faturalarınızı ön muhasebe kayıtlarıyla aynı yerde tutmak isterseniz FaturaJet online ön muhasebe programını inceleyebilirsiniz. FaturaJet’in ön muhasebe modülü yeni üyelere 1 yıl ücretsizdir; e-Fatura ve e-Arşiv kullanımı ayrıca ücretlendirilir.

Kontör tasarrufu için pratik öneriler

• Hatalı faturayı önleyin: İptal edilip yeniden kesilen her fatura ek kontör harcar. Alıcı unvanı, vergi numarası ve KDV oranını göndermeden önce kontrol edin.
• Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulayın: Doğru belge türünü seçmek iptal ve yeniden düzenleme ihtiyacını azaltır.
• Bakiyenizi düzenli izleyin: Kontör bittiğinde belge düzenlenemez; yoğun dönemlerden önce bakiyenizi kontrol edin.

e-Fatura sisteminin temelleri için e-Fatura nedir? yazımıza, kontör paketleri ve başvuru için iletişim sayfamıza göz atabilirsiniz.