E-ARŞİV FATURA NEDİR, AVANTAJLARI NELERDİR?

E-ARŞİV FATURA NEDİR?

Elektronik Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamında olmayan müşterilere düzenlenen ve belirli standartlara uygun olarak düzenlenen faturalardır. Ayrıca faturaların elektronik ortama düzenlenmesi, muhafaza edilmesi, gerektiğinde ibraz edilmesi ve raporlanmasını sağlayan bir uygulamadır. Ek olarak e-Arşiv sistemi ile hazırlanmış faturaların, alıcının ve göndericinin arasında güvenli şekilde ulaştımaktadır.

Uygulama kapsamında ise, elektronik ortamda oluşturulan fatura alıcısına kağıt veya elektronik ortamda iletilen şekli aslını oluşturur iken, düzenleyen mükellef tarafında muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. GİB’den e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda 10 yıla kadar muhafaza etmelidirler.

• E–ARŞİV FATURA MÜKELLEFLERİ VEYA TARAFLARI KİMLERDİR?
• AVANTAJLARI NELERDİR?
• UYGULAMASINDAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ

E–ARŞİV FATURA MÜKELLEFLERİ VEYA TARAFLARI KİMLERDİR?

Sektördeki herkesin e-arşiv fatura uygulamasını gerektiğinde kullanmaları zorunludur. Ayrıca sisteme dahil olmayan firmalar, 1 Ocak 2020’den sonra düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 5 Bin TL’yi) aşması durumunda, GİB’in e belge portal’ından (https://earsivportal.efatura.gov.tr/) düzenlemeleri zorunludur.

Taraflardan birisi e-fatura kullanıcısı olarak kayıtlı değil ise arada e-arşiv fatura söz konusudur. e-Arşiv  sistemine geçiş yapmak, e-Fatura kullanıcılarına büyük avantajlar sağlamaktadır. Daha basit anlatmak gerekirse özel entegratör seçilerek, yasal süresi olan 10 yıl saklanması, otomatik e-posta gönderimi ve kolayca pdf görüntüleme, gibi birçok ek özelliklerden faydalanılabilir.

Entegratörler sayesinde, perakende sektörü başta olmak üzere çok sayıda sektöre kolaylık sağlamaktadır. Hepsinden önce fatura gönderimi yapan firmalar zaman, iş gücü, dağıtım ve arşivlemede tasarruf sağlamaktadırlar. Ayrıca bu uygulamayı kendi bilgi ve işlem sistemi üzerinden veya özel entegratör sistemleri üzerinden kullanabilirsiniz.

5.000 – 30.000 ARŞİV FATURANIN ÖZEL PORTAL ÜZERİNDEN DÜZENLENMESİ

5000 TL (vergi mükelleflerine) ve 30000 TL (vergi mükellefi olmayana) üzerindeki faturalar GİB İnteraktif E-Arşiv Fatura Portalinden düzenlenmekte idi. Artık bu hizmetin özel entegratörler ile sunulabilmesine ilişkin izin 9 Şubat tarihinde resmî gazetede yayınlanmıştır.

Hizmet kapsamında fatura PDF’ nin mail / sms gönderimi, resmi muhasebe programına otomatik aktarımı sağlamaktadır, Buna ek olarak 10 yıl saklama ve erişim gibi olanaklar da ücretsiz sunulmaktadır.

5.000 – 30.000 E-Arşiv faturalarının Özel Portal üzerinden oluşturmak için tıklayınız.

E-ARŞİV FATURA AVANTAJLARI NELERDİR?

• Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
• Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
• Faturalarınızın kaybolma riski yoktur.
• Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
• İstediğiniz zaman eski faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
• Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
• Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
• Faturalarınızı Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
• Çevre dostudur.
• Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.

E-ARŞİV FATURA UYGULAMASINDAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ

Uygulamadan yararlanmak için aşağıdaki üç yöntemden birini seçebilirsiniz.

• Başkanlık’tan Özel Entegrasyon izni almış kurumların bilgi işlem sistemleri kullanılarak yapılan entegrasyon
• Bilgi İşlem Sistemi altyapınızın yeterli olması durumunda Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu
• earsivportal.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden ücretsiz olarak sunulan GİB e-Arşiv Fatura Portal sistemi

Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükellefler,

www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.

e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunamazlar.